• (一)簡易流程表：

(二)活動前待辦事項：

1. 確定舉辦日期、時間及地點，如有異動，請馬上知會本會，以便行文上級單位核可。
2. 確認場地是否已租借完成（政府機關單位的場所要3個月前洽談完成，最好能更早進行，以免預定日期的場地有問題，衍生更多麻煩的手續）。
3. 製作秩序冊、紅布條、邀請函、獎杯、獎牌、獎狀及其他相關活動事務。
4. 有任何開銷都需索取收據範請見「發票與收據的規範」）。
5. 如有要邀請本會理事長、副理事長、總幹事、民意代表或其他貴賓出席，請事先發送邀請函並確定當天是否有開閉幕或其他頒獎的儀式。

(三)活動後待辦事項：

需準備呈報核銷的文件如下:

1. 秩序冊5本紙本(或Email來正式的電子檔)(請注意秩序冊要有參加人員的名單總表)。
2. 各種發票或收據的核銷資料。
3. 保險投保資料:請提供投保單正本及收據正本。
4. 成績表(電子檔或紙本):詳細列出各組及各隊的成績名單。
5. 活動照片(要電子檔):20張(開閉幕x4、比賽現場x10、紅布條照x2、頒獎照x4)。
6. 其他佐證電子檔照片(自選項目):獎牌照片x2、運動消耗用品照片(大批購置時拍照片存證)x2、運動設備x3。
7. 請於活動後5天內備妥收據、發票、秩序冊、保險文件及其他等文件等寄至「台北市內湖區民權東路六段123巷16號7樓」林總幹事收，或送至上述地址給大樓管理員代收，或投入上述地址信箱或親送等4種方式均可。

*收據及發票：此次活動開銷項目的收據及發票（相關規範請見「發票與收據的規範」），要準備的單據總金額，本會會視該活動補助的金額，在事前通知各單項委員會。